SJ T 10466.6 93 合同评审指南

 

中华人民共和国电子行业标准

合同评审指南

SJ/T 10466.6-93

Guidelines for contract review

1  主题内容与适用范围

    本标准为电子行业合同评审提供指南，给出了合同评审的目的，程序和要点。

    本标准适用于处于和部分处于合同环境的组织，这些组织可以根据合同评审需要进行剪裁。

2引用标准

    GB/T 6583--IS0  8402    质量二一术语．

    GB/T 19000--1S0 9000    质量管理和质量保证标准——选择和使用指南

    GB/T 19001--1S0 9001    质量体系——设计／开发、生产、安装和服务的质量保证模式

  GB/T  19002--IS0 9002  质量体系——生产和安装的质量保证模式

    GB/T 19003--IS0  9003  质量体系——最终检验和试验的质量保证模式

    GB/T  19004-IS0 9004  质量管理和质量体系要素——指南

3术语   

    本标准采用GB/T 6583--IS0 8402和GB/T 19004--IS0  9004中的术语以及以下定义。

3.1  供方supplier

    向顾客提供产品或服务的组织。

注：①在合同环境中，供方可以称为承包方。

    ②供方可以是生产厂、销售商、进口商、装配厂或服务组织。

    ⑨供方可以是内部或外部的。

3.2 需方purchasel

    合同环境中供方所提供的产品或服务的接受者。

    注：有时把需方称为买卖的第二方。

3.3承包方contractor

    合同环境中向需方供应产品或服务的组织。

    注：有时把承包方称为买卖的第一方。

3.4分承包方sub-contractor

    向供方提供产品或服务的组织。

    注：分承包方也可称为分供方。

  3.5合同contract

    双方或多方之间具有法律约束力的正式协议。

    注：①除即时结清者外，合同应采用书面形式。

        ②当事人协商同意的有关修改台同的文书、电椴、传真翱舀表，也是合同的组成部分。

  3.6  合同评审  contract reriew

    合同签订前由供方所进行的系统活动，以保证质量要求规定得合理、明确、文件齐全，且供方有能力满足。

    注：①合同评审是供方的责任，但可与需方结合进行。

        ②需要时，合同评审可在台周的不同阶段分别进行。

3.7质量要求  requirement for quality

    针对某产品或服务的特性，将需要用一组定量的或定性的要求来表达，以使其能实现和检查。

注：①重要的是，质量要求必须能完全反映需方指定的和潜在的要求。

    ②“要求”这个术语包括市场的和合同的以及一个组织内部的要求，这些要求应在不同的计划编制阶段加以展示、细化和修改。

③对特性定量表述的要求包括公称值、额定值、极限偏差和公差等。

④质量要求首先应反映功能特性并形成文件。

4合同评审的目的

    供方对合同评审的目的是：保护供方，满足需方要求，对社会负责，达到（双方>顺利履行合同。

5合同评审程序

    供方应制定并执行合同评审程序。

5.1合同评审程序应具备下列特点：

    a．  保证有关各方均能对合同实施评审；

    b.   为评审人员提供评审项目表或其他手段，以验证他们已经评审并理解了合同要求；

    c．  为评审人员提供对合同条款提出并记录质疑的方法；

    d．  制定好成功履行合同的质量保证计划；

    e．  提供与需方共同评审质量保证计划的方法；

    f．  提供对合同的更改进行恰当评审的规定；

5,2合适时，在合同评审程序中应规定：

5.2.1组织和参加评审的部门

    一般由供方的市场（销售、进出口）部门组织、有关部门参加，例如设计（技术），工艺（工程）、标准比、采购（供应）、质量、财务、人事（劳晰）、生产部门等。

5.2.2各部门负责评审的内容；

5.2.3评审员的资格要求及其职责；

5.2,4评审报告格式；

5.2.5评审报告内容（至少应包括）：

    a．  合同有无不明确，不合理，不完善之处；

    b．  合同有无与投标不一致之处；

    c．  供方有无能力满足合同要求，是否还需要创造条件；

    d．  合同是否需要修改及其理由；

    e．  合同能否签订的建议。

5．2.6、评审结果的传递路线

    包括评审报告、评审结果提交哪些领导审批，需哪些部门认同，会签及其相应的格式。

5.3合适时，供方还应就下列活动制定程序、办法、制度：

    a．  询价、技术指标评审程序；

    b．  投标准备程序；

    c．  将需方要求正确地转化为技术规范、图样、规程和作业指导书的办法；

    d．  需方对技术规范、图样、质量保证体系认可的协调程序；

    e．  合同项目所需材料、元器件、部（组）件的互换件、标准化程度、质量要求，编号（代码）及其相应文件和记录要求的审核制度；

    f．  合同评审结果的复审程序；

    g．  供方内部的（合同）评审活动、接口和联系，应与需方协调一致的程序。

6协调合同评审活动的程序

    供方应制定并执行协调合同评审活动的程序。

6.1  供方内部评审活动的协调程序

6.1.1  程序中应规定

    a．  不同问题的协调负责部门及其责任、权限；

    b．  协调负责人；

    c．  协调路线；

    d．  协调结果认同、会签部门；

    e．  协调结果审批或裁决的部门；

    f．  认同、会签、审批的格式。

6.1.2协调的主要内容：

    a．  要求是否规定得很完善；

    b．  要求是否已被理解；

    c．  供方是否有满足合同要求的能力；

    d．  所定质量保证计划是否能满足需方要求；

    e．  处理相抵触或模糊不清条款的方式。

6.2与需方的协调程序

6.2.1  程序中应规定：

    a．  对应于不同问题，与需方协调的供方责任部门及其责任和权限；

    b．  供方协调负责人，需方书面委托的代表；

    c．  与需方协调的结果，供方需通知会签的部门、审批的领导；

    d．  通知、会签、审批的格式。

6.2.2与需方协调的主要内容：

    a．  解决不明确、不合理、不完善之处；

b．  解决与投标不一致的要求；

c．  认可技术规范、图样、质量保证体系、验收标准；

d．  解决模糊不清或相互抵触的条款；

e．  清楚地了解需方对产品或服务、交付和其他关键因素的要求；

f，  供方内部评审结果与质量保证计划。

与需方协调应贯穿于合同形成过程中，包括投标阶段和以后各阶段。

7合同评审

    合同评审可能从投标阶段就开始，并延至后续各阶段。   

7.1  投标准备工作评审

    评审内容：

    a．  投标文件；

    b．  成本；

    c．  技术保证能力；

    d．  风险、价格、利益。

7.2合同评审步骤

    除投标准备工作评审外，供方可通过四个阶段工作来进行合同评审。

7.2.1对合同进行评审阶段

7.2.1.1评审要点

7.2.1.1.1双方的权力和义务。

7.2.1.1.2新技术要求：

    a．  新原理、新工艺、新应用；

    b．  新检验试验技术；

    c．  新材料、新元器件、薪组件、新产品。

7.2.1.1.3特殊要求

    重点是识别新的、不熟悉的、缺少经验的、无先例的和需增加新设备的特殊要求。

    注：这些要求的实现，往往需要预研。

7.2.1.1.4交货期

    主要评审影响交货期的因素：   

    a．  关键件、重要件的设计和生产难度；

    b，  外协件、进口件周期；

    c．  预研、试制周期；

    d．  生产周期；

    e．  贮运方式和条件，特别是特大产品的运输方式和条件。

7.2.1.1.5质量条款

    除其他条款外，合同中常见下列质量条款：

    a．  质量要求

    首先应反映功能特性，例如安全性、可信性（或可靠性）、环境适应性、技术指标等。

    b．  质量体系要求（要素）；

    c．  质量保证计划（方案、大纲、协议）；

    d．  验证方法协议；

    e．  验收准则，合格质量水平；

    f．  在开发设计、加工过程中对需方要求变更的处理办法和责任；

    g．  采用的标准和软件程序；

    h．  软件复制要求；

    i，  对在验收之后出现的同题，包括与质量有关的索赔和需方投诉的处理办法；

    j．  由需方进行的活动，尤其需方在要求规范、安装和验收方面的作用；

    k．  由需方提供的设施、原材料、原器件，、组件、工具和软件项目。

7.2.1.1.6对分供方的质量要求。

7.2.1.2供方应对每一个合同进行评审，以确保：

    a．  各项要求足够明确，并已形成文件；

    b．  任何与投标时不一致的要求已得到解决；

    c．  供方有满足合同要求的能力。

7.2.1.3合适时，对每一个合同进行评审时还应保证：

    a．  发现可能出现的意外或风险；

    b．  有关专利信息得到足够保护；

    c.   双方对术语理解一致；

    d．  明确了供方对转包工作的责任；

    e．  对需方的约束条件清楚且能满足；

    f．  需方具有足够能力履行合同职责；

    g．  各项规定符合社会要求、民族风俗习惯、宗教信仰。

7.2.2制定质量保证计划阶段

    根据合同要求，制定质量保证计划。

    质量保证计划应规定：何时、何人以何种方式评审对产品，项目或合同规定的要求。

    质量部门负责组织制定质量保证计划。

7.2.3供方内部合同评审协调阶段

    通过协调，供方组织内部应就6.1.2条所列内容取得一致意见。

7.2.4与需方协调阶段

    供方、需方通过协调，一般通过对话进行，就6.2．2条所列内容取得一致和理解。

8处理质量争端的规定

    应制定有关处理常规和非常规质量争端的制度和程序，以便解决供需双方的质量争端。

    这些制度和程序中的一个重要方面是疏通供需双方之间有关质量争端事宜的联系渠道的规定。

8.1  处理常规质量争端的程序

    应明确：

    a． 常规质量争端的范畴（一般指批量中不合格品处理事宜）；

    b．  供方负责组织处理质量争端的部门（一般为销售部门）；

    c．  处理质量问题的流程（一般为传递需方反馈的质量问题——分析原因——制定纠正和预防措施——将效果通知需方）；

    d．  仲裁机构（供需双方认同）。   

8.2  处理非常规质量争端的程序

    应明确：

    a．  范畴（一般为成批不合格和不安全或重大经济损失）；

    b．  供方组织部门或领导（一般为质量负责人、副厂长或厂长）；

    c．  流程（一般为质量信息传递给领导斗供方领导赶赴现场—与需方共同调查—分析情况—追溯原因和追究责任．写出处理报告和预防再发生的措施—需方认同）；

    d．  供需双方认同的仲裁机构。

8.3  疏通联系渠道的规定

    应明确：

    a．  双方联系人；

    b．  供方责任联系部门；

    c．  联系的方式和手段。

    应保存处理质量争端的记录。

9合同评审记录的保存和管理

供方应规定合同评审记录格式，制定评审文件，评审记录的管理和保存办法，这些办法应：

a．  与其它质量文件、质量记录的管理和保存办法相协调；

b．  按不同类型的评审文件、评审记录，规定不同的保存期和环境要求。

附加说明：

本标准由电子工业部标准化研究所归口

本标准由广东省电子工业局、粤宝电子联合公司共同起草。

本标准主要起草人：罗新强、卢杰成、谢瑞麟、肖美英。

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